Характеристики модели управления реализацией программы развития
Сложившаяся на начало 2021 года система
Начиная с 2005 года ТГУ ежегодно актуализирует программы развития на 2–3 года, используя различные инструменты и методы стратегического планирования.
С 2010 года в ТГУ разработана и действует система управления программой развития через принятие проектов и контроль их реализации.
В том числе создана внеструктурная группа стратегического планирования (ГСП), состоящая из руководителей основных административных структур, проректоров и экспертов из числа научно-педагогических работников и действующая как программный комитет. Все проекты рассматриваются на заседаниях ГСП. Решение о принятии или доработке проекта принимается голосованием. Работу ГСП обеспечивает проектный офис (Центр стратегических инициатив). Для контроля за исполнением мероприятий проектов Программы развития в 2011 году создана АИСУ «Программа развития» (на основе «Битрикс24»).
Проекты инициируются как со стороны руководства университета, так и «снизу», при этом обязательным условием является направленность целей и задач проекта на решение стратегических задач развития ТГУ, зафиксированных в Программе развития.
Для реализации Программы развития, в том числе с 2017 года Программы развития опорного университета, ежегодно формируется портфель внутренних проектов развития. С 2020 года, помимо проектов, основные регламентированные мероприятия ТГУ, в том числе направленные на реализацию успешно завершенных проектов, группируются в планы деятельности. Например, в 2020 году утверждено 27 проектов и 4 плана деятельности. При этом 130 мероприятий Программы развития опорного университета детализированы в 2 486 проектных действиях (723 контрольных точках и 1 763 мероприятиях), за реализацию которых отвечали 160 исполнителей (для сравнения: в 2017 году – 26 проектов, 1 024 проектных действия, 111 исполнителей).
Такая система позволяет эффективно управлять как отдельными проектами, так и программой развития в целом. В ТГУ разработан внутренний стандарт представления проектов. Каждый проект имеет паспорт (устав) и план реализации, в котором для каждого пункта указываются ответственный исполнитель и приемщик работы, сроки с точностью до дня, финансовые и иные ресурсы, качественный/количественный результат. К каждому проекту прилагается смета.
Подходы к проектам Программы развития дифференцированы: при запуске коммерчески перспективного проекта, помимо стандартного пакета документов, дополнительно разрабатывается бизнес-план или технико-экономическое обоснование. С 2015 по 2020 годы разработано более 10 бизнес-планов. Например, начиная с 2015 года ежегодно составляется и утверждается бюджет проекта «Росдистант», ежемесячно формируется фактическое исполнение бюджета, его доходной и расходной части в заданной при планировании структуре, что позволяет проводить план-фактный анализ, работать с отклонениями и рисками.
В 2019 году в план реализации проекта включены понятия «контрольная точка» и «ключевой результат» (как значимый результат/этап в реализации проекта), что позволило отстроиться от промежуточных «мероприятий» как серии шагов для достижения ключевого результата к заданному моменту времени – контрольной точке. Это позволило, сохраняя на уровне ключевых результатов контроль за ГСП, отнести контроль на уровне мероприятий к компетенции руководителей проектов.
Ежегодно применяется практика презентации итогов реализации проектов Программы развития руководителями на заседаниях ГСП. Годовые отчеты о реализации стратегических проектов Программы развития опорного ТГУ предоставляются в Министерство науки и высшего образования РФ. Также результаты проделанной работы представляются на ежегодном традиционном августовском совещании с профессорско-преподавательским составом.
Основные планируемые изменения
Внедрение системы сбалансированных показателей позволит выработать правила приоритезации в распределении ресурсов для достижения целевых значений показателей, решения стратегических задач и получения ключевых результатов. Будут учитываться риски и разрабатываться риск-стратегии, что обеспечит необходимую управляемость программой развития. Внедрение сбалансированной системы показателей позволит однозначно выделять приоритетные задачи, проекты и мероприятия, а значит, концентрировать ресурсы на их реализации (см. направление 2.6.1).
Трансформация системы управления процессами функционирования университета, включая реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процессов (основных, вспомогательных и управленческих), развитие системы управления на основе данных обеспечит достижимость стратегических показателей верхнего уровня, сокращение ошибок, простоев, перегрузок и неоптимального распределения ресурсов (см. направление 2.6.2).
Развитие проектной системы управления реализацией программы развития повысит прозрачность, гибкость и способность системы управления университетом своевременно реагировать на внешние вызовы и изменения, повысит рациональность использования ресурсов, в том числе снизит пиковые нагрузки на персонал, одновременно повысив его мотивацию и ответственность (см. направление 2.6.3).
Развитие системы менеджмента качества ускорит процесс постоянного совершенствования системы управления университетом, повысит вовлеченность в процессы развития и ответственность персонала, увеличит оперативность реагирования на запросы внешних и внутренних потребителей всех уровней, что в конечном итоге приведет к укреплению конкурентных позиций университета (см. направление 2.6.4).
Внедрение инструментов бенчмаркинга по основным бизнес-процессам университета позволит находить, адаптировать и внедрять лучшие практики и кейсы, совершенствуя работу университета (см. направление 2.6.5).
Управление консорциумами и партнерствами расширит возможности ТГУ за счет привлечения внешних ресурсов и компетенций, в том числе для совместного участия в крупных проектах федерального и международного уровня (см. направление 2.6.6, а также «Описание консорциумов, созданных в рамках реализации программы развития»).