Действующая система управления и ее основные характеристики

В ТГУ накоплен значительный опыт внедрения взаимно интегрированных систем промышленного класса и самостоятельно разрабатываемых цифровых решений для управления бизнес-процессами, программой развития, мониторинга и анализа показателей бизнес-процессов.

С 2010 года в ТГУ начала формироваться единая IТ-инфраструктура с ядром – ERP-системой «Галактика-ВУЗ» для обеспечения изменений в системе управления учебным и иными процессами вуза. На конец 2019 года на базе единой ERP-системы автоматизированы процессы управления университетом: бюджетирование; логистика; приемная комиссия; управление персоналом; расчет заработной платы; управление контингентом студентов; расчет стипендий; платежный календарь; платное обучение; бухгалтерский учет; расписание; материально-техническое обеспечение (закупки + бюджетирование); управление учебным процессом; управление успеваемостью.

В течение 2018–2019 годов заложена основа для дальнейшего развития ключевой части IT-инфраструктуры, обеспечивающей цифровую трансформацию процессов университета – системы автоматизированного контроля процессов и их данных. После описания информационной модели данных учебного процесса и правил их целостности была разработана система онлайн-отчетов, позволяющая владельцам процессов в режиме реального времени обнаруживать нарушения этих правил и приводить данные в корректное состояние. По итогам анализа выделены основные проблемы, требующие трансформации процессов. В планах ближайших лет их реинжиниринг с применением самых современных технологий – BPMN, распознавание лиц, нейросети и интеллектуальные сервисы для организации консультаций.

В 2019 году в ТГУ запущена в эксплуатацию система документооборота промышленного класса «1С:ДГУ» (вторая версия электронного документооборота), позволяющая настраивать маршруты и логику документационных процессов, контролировать их протекание, выявлять и устранять слабые места.

Дальнейшее развитие системы электронного документооборота связано с внедрением ЭЦП, включением блока по работе с договорными документами, созданием долговременного электронного архива документов с подтверждением подлинности, ведением версионности документов.

В 2019–2020 годах в рамках долгосрочных партнерских связей с предприятиями IT-кластера Самарской области (ООО «Системы управления бизнесом», ООО «Паприка», группа компаний Altarix, ООО «Информационно-медицинский центр» и другие) проведен бизнес-анализ ряда ключевых процессов. В результате это позволило выработать единое понимание процесса цифровой трансформации, единый язык описания результатов и видение стратегии развития цифровых сервисов и IT-инфраструктуры для них.

В 2015 году проведен реинжиниринг сопровождения учебного процесса и учета контингента, в результате которого учебные отделы (деканаты) 10 институтов были объединены в единый деканат – управление сопровождения учебного процесса, работающее по принципу одного окна.

В 2014 году в ТГУ обучалось около 10,7 тысячи студентов всех форм обучения. На конец 2020 года 56 сотрудников объединенного деканата обслуживали более 19 тысяч студентов, в том числе более 13 тысяч студентов, обучающихся онлайн, и еще более 6 тысяч очников. Из них более 55 % обучалось по индивидуальным образовательным траекториям, причем онлайн на индивидуальных траекториях (ИОТ) обучалось около 80 % студентов.

В прежней схеме отдельных деканатов в каждом институте при таком увеличении количества студентов и массовом переходе на ИОТ потребовалось бы примерно в 5 раз больше сотрудников делопроизводства, но для этого все студенты должны были бы находиться в Самарской области или ближних регионах. То есть при существующей географии обучения (см. «Образовательная политика», раздел «Текущий задел и имеющиеся ресурсы») это было бы невозможно реализовать никакими аналоговыми способами.

Работа объединенного деканата была оптимизирована за счет внедрения системы ERP «Галактика»; унификации бизнес-процессов; упрощения процедур получения студентами услуг; автоматизации выдачи справок, печати заявлений, учета успеваемости, назначения стипендии и др. Для поддержки студентов и обработки их обращений был создан контакт-центр.

Была описана информационная модель подпроцессов управления планами, нагрузками, курсами по выбору, доступами к LMS, успеваемостью, кадровыми движениями. Для каждого подпроцесса сформулированы правила целостности данных, для проверки которых создано в общей сложности 400 скриптов (ботов), проверяющих данные в режиме онлайн и формирующих отчеты-подсказки для принятия решений по устранению ошибок. Все отчеты вынесены на рабочий стол руководителя, а обнаруживаемые проблемы в данных оперативно устраняются в абсолютном большинстве случаев в течение одного рабочего дня. То есть система обеспечивает удержание динамического количества ошибок на уровне нуля к концу каждого рабочего дня, при том что вычистку баз данных начинали с выявления более 70 тысяч ошибок, которые были исправлены.

Также разработана и внедрена новая схема разделения труда в процесс производства учебного контента, что планируется развивать далее (см. «Политика управления человеческим капиталом», «Текущий задел и имеющиеся ресурсы»; «Образовательная политика», 2.1.2 «Трансформация образовательного и обеспечивающих процессов за счет развития системы высшего и дополнительного образования онлайн», мероприятия 2.1.2.4–2.1.2.5). Именно это позволило на 01.07.2021 в рамках проекта «Росдистант» разработать силами сотрудников ТГУ 1 489 оригинальных электронных учебных курсов трудоемкостью от 2 до 10 зачетных единиц (ЗЕ), что соответствует 2 978 курсам трудоемкостью 2 ЗЕ, из которых 100 курсов представлено на федеральном информационном ресурсе «Современная цифровая образовательная среда в РФ».

Подробная информация об управлении привлечениемвнешних ресурсов в контексте межинституционального сетевого взаимодействия и кооперации, в том числе через создание новых и вхождение в действующие консорциумы, представлена в разделе «Ключевые характеристики межинституционального сетевого взаимодействия и кооперации».

Среди новых подходов к управлению программой развития – снятие ресурсных ограничений за счет создания консорциумов и партнерств или участия в уже созданных. Консорциумы создаются с учетом оценки недостающих ресурсов для реализации проектов и инициатив ТГУ и возможности получения синергетического эффекта и выгоды для всех участников консорциумов.

Для этого ТГУ разрабатывает и совершенствует схемы управления консорциумами и партнерствами в зависимости от типа, целей, задач, периода действия консорциума или партнерства и роли университета.

Основные типы консорциумов в соответствии с типологией, принятой в ТГУ: институциональные, продуктовые (инновационно-внедренческие), образовательные и научные, а также смешанного типа.

На 30 июля 2021 года ТГУ стал инициатором формирования 7 консорциумов, которые объединили 67 организаций, в том числе администрацию г. о. Тольятти, 36 вузов, 6 научных партнеров (включая 3 организации РАН), 21 индустриального партнера (в том числе 2 медучреждения) и 3 инфраструктурных (см. «Описание консорциумов, созданных в рамках реализации программы развития»).

В том числе созданы институциональные консорциумы, направленные на устойчивое отраслевое и территориальное развитие, – Эколого-промышленный консорциум и Консорциум инноваций.

Созданы продуктовые/научные консорциумы «Новые технологии для магниевых сплавов», «Водородная энергетика» и «Медицинская химия».

Активно развивается консорциум смешанного институционально-продуктового типа (дополнительно – образовательного типа) «Цифровые университеты»: на момент создания 1 декабря 2020 года в него вошло 23 организации, а на 30 июля 2021 года – уже 39, включая 28 вузов, 10 индустриальных и одного научного партнера. Основная идея консорциума – через совместную деятельность создать принятый профессиональным сообществом отраслевой стандарт интегрируемости цифровых сервисов/решений для системы высшего образования и простимулировать тем самым работу, а фактически создание, нового рынка таких решений.

Оформление двустороннего консорциума «АВТОВАЗ – ТГУ» со смешанным типом (институциональный/образовательный/инновационно-внедренческий) вывело на новый уровень взаимоотношения двух стратегических партнеров в части подготовки специалистов и выполнения НИОКР и инжиниринга в интересах автомобильной промышленности – уже в июле 2021 года в рамках консорциума подписан договор о подготовке 150 специалистов в интересах АВТОВАЗа, достигнута договоренность о поддержке создания и аккредитации инжинирингового центра по стандартам альянса «Рено – Ниссан – Мицубиси – АВТОВАЗ».

Для управления консорциумами разрабатываются организационные и финансовые модели, система документационного сопровождения и планирования, система учета вкладов, ресурсов и результатов участников консорциумов.

Для управления продуктовыми консорциумами ТГУ разрабатывает цифровую платформу управления распределенными ресурсами инжиниринга, исследований и инноваций (цифровая платформа распределенного инжиниринга – ЦПРИ).

В 2020 году создана пилотная версия цифровой платформы. В настоящее время платформа проходит тестирование и наполняется информацией о ресурсах центров компетенций для последующей реализации заказов из реального сектора экономики по схеме одного окна и выстраивания логистических цепочек проектных работ с использованием верифицированных ресурсов центров компетенций. Предполагается интеграция с электронными площадками.

В 2019 году университет стал соучредителем и активным участником научно-образовательного центра Самарской области (ныне – НОЦ мирового уровня «Инженерия будущего») и предложил разработать ЦПРИ для выстраивания взаимодействия участников НОЦ. Предложение было одобрено губернатором Самарской области, а разработка поддержана финансированием со стороны Правительства региона.

ТГУ также входит на правах участника в другие консорциумы (см. «Структура ключевых партнерств»), в том числе в 3 консорциума Национальной технологической инициативы (НТИ).

Эффективность системы управления университетом, и прежде всего развитием ТГУ, подтверждена высокими федеральными и международными наградами. ТГУ – дважды лауреат премии Правительства Российской Федерации в области качества (за 2009 и 2019 год), дипломант этой премии 2018 года и обладатель спецприза премии СНГ в области качества за 2011 год.

Престижность победы в конкурсе 2019 года по сравнению с 2009 годом существенно выросла в связи с тем, что в 2009 году критерии премии Правительства РФ в области качества были синхронизированы с критериями Европейской премии по качеству – моделью делового совершенства Европейского фонда управления качеством (European Foundation for Quality Management – EFQM), а количество конкурсантов и пороговый уровень баллов, необходимых для победы, существенно возросли.

Соответственно выросла и оценка деятельности ТГУ экспертами конкурсных комиссий, демонстрируя устойчивую положительную динамику:

– за 2009 год эксперты оценили достижения вуза и уровень системы менеджмента качества университета в 503 балла;

– за 2011 год, при получении спецприза премии СНГ, синхронизированной с премией правительства РФ, – в 536 баллов;

– за 2018 год, когда ТГУ стал дипломантом премии, – в 582 балла;

– за 2019 год – в 709 баллов.

Такое количество баллов в 2019 году позволяет университету претендовать на международную награду EFQM за совершенство EFQM Excellence Award – самую престижную европейскую награду за деловое совершенство организации. Команда экспертов премии Правительства РФ в области качества работала в ТГУ, и специалисты отметили положительную динамику по таким критериям, как «Лидерство», «Политика и стратегия в области качества», «Персонал», «Партнерство и ресурсы».

ТГУ также победитель крупнейшего в России конкурса профессионального управления проектной деятельностью «Проектный Олимп» Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации в номинации, поддержанной Министерством науки и высшего образования РФ, «Управление проектами в системе высшего образования и науки» (за 2019 год).

По результатам оценки деятельности опорных университетов (протокол заседания Совета по реализации программ развития опорных университетов […] от 21.12.2020 № ДА/2547-пр) по итоговой оценке баллов ТГУ вышел на четвертое место среди 33 опорных вузов. Оценивались показатели динамики развития (средний балл ЕГЭ, публикации ученых в рейтинговых научных журналах, объем НИОКР на 1 НПР и другие) и показатели внешних эффектов (например, трудоустройство выпускников и средства софинансирования).